Podpisywanie zajęć na elektronicznej karcie zajęć - identyfikator i hasło wystarczą instruktorowi i kursantowi

Profil zaufany przy każdym wpisie na karcie zajęć? Rozporządzenie mówi co innego

Wraz z upowszechnianiem się dokumentacji prowadzonej w formie elektronicznej, coraz większą rolę w pracy ośrodków szkolenia kierowców odgrywa Elektroniczna Karta Zajęć. Wśród OSK pojawiają się jednak wątpliwości, czy instruktor i kursant mogą potwierdzać przeprowadzone zajęcia za pomocą unikalnego identyfikatora i hasła w systemie teleinformatycznym, czy też elektroniczna karta przeprowadzonych zajęć musi być każdorazowo podpisywana profilem zaufanym lub podpisem kwalifikowanym. Niektóre organy stoją na stanowisku, że dopuszczalna jest wyłącznie ta druga forma. Poniżej przedstawiamy nasze stanowisko jako dostawcy systemu OSKAdmin oraz wskazujemy, co dokładnie wynika z obowiązujących przepisów.

Co mówi rozporządzenie

Kluczową regulacją jest § 6 ust. 7 rozporządzenia Ministra Infrastruktury i Budownictwa z dnia 4 marca 2016 r. w sprawie szkolenia osób ubiegających się o uprawnienia do kierowania pojazdami. Zgodnie z jego brzmieniem:

„kierownik podmiotu prowadzącego szkolenie potwierdza swoje wpisy bezpiecznym podpisem elektronicznym ... lub profilem zaufanym ePUAP, natomiast instruktor, wykładowca ... lub osoba szkolona — podpisem elektronicznym lub unikalnym identyfikatorem i hasłem nadanymi w tym systemie.”

Przepis wprost wprowadza dwa różne reżimy potwierdzania wpisów - w zależności od tego, kto dokonuje czynności.

Co z tego wynika

Z treści przepisu wynika jednoznacznie, że:

• kierownik OSK — potwierdza swoje wpisy bezpiecznym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym ePUAP,
• instruktor, wykładowca lub osoba szkolona — potwierdza wpisy podpisem elektronicznym albo unikalnym identyfikatorem i hasłem nadanymi w systemie.

Ustawodawca świadomie przewidział dla instruktora i kursanta alternatywną, prostszą formę potwierdzania. Brak jest zatem podstaw prawnych do wymagania, aby każdorazowy wpis na elektronicznej karcie zajęć następował wyłącznie z użyciem profilu zaufanego lub podpisu kwalifikowanego.

Kiedy profil zaufany lub podpis kwalifikowany są obowiązkowe

Profil zaufany lub kwalifikowany podpis elektroniczny są wymagane wyłącznie w odniesieniu do czynności kierownika podmiotu prowadzącego szkolenie, w szczególności:

• potwierdzania wpisów dokonywanych przez kierownika,
• czynności związanych z przekazywaniem danych do systemów administracji publicznej.

Przepis nie przewiduje takiego obowiązku dla instruktora ani osoby szkolonej w odniesieniu do bieżących wpisów na elektronicznej karcie przeprowadzonych zajęć.

Jak elektroniczna karta zajęć w OSKAdmin spełnia wymogi przepisów

Elektroniczna karta zajęć w OSKAdmin została zaprojektowana w taki sposób, aby w pełni odpowiadać wymogom rozporządzenia w zakresie potwierdzania wpisów przez instruktorów i kursantów. Zapewniamy:

• unikalny identyfikator (login) nadawany każdemu użytkownikowi indywidualnie,
• bezpieczny mechanizm uwierzytelnienia hasłem,
• przypisanie każdego wpisu do konkretnej osoby dokonującej potwierdzenia,
• rejestrowanie daty i godziny każdego potwierdzenia,
• przechowywanie pełnej historii operacji w postaci logów systemowych,
• zabezpieczenie danych przed nieuprawnioną modyfikacją,
• opcjonalną rejestrację lokalizacji GPS w momencie składania podpisu,
• możliwość odtworzenia historii potwierdzeń dowolnych zajęć w przeszłości.

Dzięki temu każdy wpis na elektronicznej karcie przeprowadzonych zajęć jest jednoznacznie powiązany z osobą, która go dokonała, opatrzony znacznikiem czasu i zabezpieczony przed zmianą.

Podsumowanie

Mając na uwadze powyższe:

• obowiązujące przepisy wprost dopuszczają potwierdzanie wpisów na elektronicznej karcie zajęć przez instruktora i kursanta przy użyciu unikalnego identyfikatora i hasła,
• brak jest podstaw prawnych do wymagania w tym zakresie wyłącznie profilu zaufanego lub podpisu kwalifikowanego,
• elektroniczna karta zajęć w OSKAdmin jako system teleinformatyczny spełnia wymogi określone w przepisach prawa.

Przyjęte w OSKAdmin rozwiązanie jest zatem w pełni zgodne z obowiązującymi przepisami, a jednocześnie znacznie wygodniejsze w codziennej pracy ośrodka — instruktorzy i kursanci mogą podpisywać elektroniczną kartę przeprowadzonych zajęć szybko, bez konieczności każdorazowego logowania się do profilu zaufanego.